Lavoro in una azienda di consulenza informatica, settore estremamente fertile, dinamico, a tratti quasi schizofrenico data la velocità con cui cambiano i requisiti delle richieste di personale. Indipendentemente dal settore di appartenenza è fuori discussione che una buona organizzazione del selezionatore sia alla base della buona riuscita del suo operato in termini di produttività.

L’ HR di una azienda, il selezionatore di una agenzia per il lavoro o un head-hunter ha a che fare con “materiale umano”. Relazionarsi, interagire, osservare, analizzare, valutare etc sono tutte abilità imprescindibili ma se le informazioni e valutazioni recuperate non vengono poi ben immagazzinate ed organizzate, l’obiettivo di rispondere in modo veloce e pertinente ad una posizione aperta diventa difficile da raggiungere.

Faccio un passo indietro. Quali sono gli step di un processo di selezione? Per mia comodità faccio riferimento alla selezione all’interno della consulenza informatica, il mio pane quotidiano.

1. Il cliente (che può essere esterno o interno inteso come area aziendale che ha una necessità) manifesta un bisogno che spesso in prima battuta è vago “Avrei bisogno di una persona per che mi sviluppi il sito”. Questo bisogno viene poi declinato in qualcosa di più preciso ovvero una job description, una descrizione delle mansioni che la nuova persona dovrà andare a svolgere corredata da un elenco di skills tecniche e soft skills necessarie.
2. Insieme al cliente si vanno a definire tutti quegli aspetti che non riguardano il candidato in sé ma che daranno all’HR le direttive per poter valutare tra i candidati idonei quelli che rispondono anche alle necessità aziendali in termini di budget, tempi di disponibilità, tipologia di inserimento previsto etc..
3. La palla ora è in mano all’HR. Considerate tutte le informazioni precedenti si scelgono gli strumenti di ricerca più idonei e si fa una prima valutazione dei CV.
4. Segue la fase di selezione vera e propria attraverso colloqui e valutazioni di vario genere e tipo.
5. In ultimo si inserisce il candidato prescelto e si monitora l’inserimento ovvero si controlla nei primi tempi che, on the job, le aspettative non vengano disattese.

Riassunto così sembra tutto facile e lineare…ma la realtà è ben diversa. In primis perché l’HR lavora con le persone che per definizione hanno una quota di imprevedibilità insita nel genere umano. Secondariamente non si lavora mai su singola ricerca ma il selezionatore ha aperte contemporaneamente una molteplicità di ricerche da gestire e portare a termine. Terzo elemento consiste nel fatto che capita che sulla stessa ricerca lavorino più persone che dunque devono continuamente allinearsi reciprocamente sui risultati individuali.

Ecco perché, come dicevo all’inizio, non basta essere bravi nel punto 4 (colloquiare una persona e valutarla) ma serve una organizzazione d’insieme per la gestione degli interi processi.

Ringrazio a tal proposito l’azienda PERFORMA srl per avermi messo a disposizione PERFORMA INJOB, un nuovo software HR dal concept innovativo per una gestione a 360 gradi di tutte le fasi di selezione del personale al fine di semplificare, ottimizzare, e automatizzare quanto più possibile il lavoro del selezionatore/recruiter.

Vi mostro un esempio di come il software venga in aiuto in tal senso.

Fare selezione significa lavorare per progetti. Ogni selezione è un progetto da gestire e il software Performa Injob permette di crearlo.

Ogni progetto ha un grado di priorità, è legato alla richiesta di un cliente specifico, ha un timing chiaro circa il time to hire e la visibilità di progetto.

Mi soffermo su 2 colonne, STATO E CANDIDATI, che ritengo utilissime per una buona gestione del lavoro del selezionatore.

Di ogni progetto è infatti possibile conoscere lo stato, ovvero in quale fase del processo di selezione ci si trova:

Aperto: progetto aperto su cui ancora non si è lavorato

Screening: il selezionatore sta valutando e confrontando alcuni CV

Selezione: il selezionatore sta facendo colloqui e scegliendo chi potrebbe essere in linea con la ricerca

Presentazione: il CV del candidato è stato presentato al cliente, in attesa di possibile colloquio

Colloqui: il candidato ha sostenuto il colloquio presso il cliente

Chiuso: ricerca chiusa verde (ovvero con successo, candidato inserito); ricerca chiusa rossa (ovvero senza alcun inserimento)

La colonna CANDIDATI sta invece ad indicare i candidati collegati dal selezionatore ad un progetto dopo attenta selezione. Il software viene in auto in modo intelligente suggerendo anche possibili candidati presenti in database aventi all’interno dell’elenco delle loro competenze quelle competenze affini alla job description della ricerca. Utile, no?

Ad esempio tornando al progetto “Sistemista Microsoft” il sistema è in grado attraverso l’uso dei TAGS, di proporre alcuni profili sulla base del peso che io decido di dare a ciascuna competenza. Nel caso specifico decido che la competenza sistemistica ha peso del 100% e Microsoft del 50%. Risulta così che il primo candidato ha una affinità del 100%, gli altri a decrescere. Posso quindi provare a contattarlo…bene, mi sto dando una possibilità in più di chiudere la ricerca con esito positivo!

E voi cosa pensate rispetto a come un selezionatore dovrebbe organizzare il proprio lavoro?

^{*Le ricerche e i nomi dei candidati qui utilizzati sono frutto di invenzione a titolo esemplificativo. Ogni riferimento a situazioni reali è puramente casuale.}